엔터프라이즈 소프트웨어와 생산성

 

엔터프라이즈 소프트웨어가 생산성을 높이는가?
신기술로 원격 협업과 통신이 용이해졌지만 지속적인 접촉은 생산성과 연결의 희생으로 이어질 수 있다.

 

한때는 끝없는 회의를 줄이고 우리의 시간을 더 잘 통제할 수 있는 방법으로 여겨졌던 이메일은 이제 직장에서 조금 구식처럼 보인다.

시시각각으로 우리의 하루를 계획할 수 있는 프로젝트 관리 도구에서부터 부서 간에 동료들을 연결하는 인스턴트 메시징 플랫폼까지, 엔터프라이즈 소프트웨어는 기업들에게 훨씬 더 정교하고 민첩하며 효율적인 커뮤니케이션 수단을 제공했다.

하지만 기업이 직원 참여와 사람들의 직장 생활을 개선하기 위한 근본적인 방법을 찾고 있다면, 기업 소프트웨어가 해답을 제공할 것이라는 보장은 없다.

세계는 소셜 미디어와 즉각적인 액세스를 제공하는 기술에 의해 점점 더 지배되고 있지만, 이것이 직원들이 직장 생활에서 원하는 것인가? 아니면 직원용 기업용 소프트웨어가 좋은 일을 만드는 데 또 다른 방해가 되는 것일까?

 

 

 

직원 엔터프라이즈 소프트웨어의 새로운 시작

코로나바이러스 사태 때 수천 명의 노동자들이 사무실에서 집을 떠나 일하기 때문에 어느 때보다 동료들과 빠르고 효율적이며 민감하게 소통할 수 있는 도구가 필요하다.

Gartner, Coronavirus (COVID-19)의 보고서: CIO를 위한 장기 및 단기적 조치에서는 엔터프라이즈 소프트웨어가 얼마나 중요한 역할을 하게 되었는지를 강조한다. 회사의 권고사항 중 하나는 고용주들이 디지털 작업장과 접근을 확장해야 한다는 것이다. 보안에 대한 잠재적 위험 식별, 정책 및 액세스 교육 업데이트, 화상 통화, 메시징 및 협업 도구와 같은 새로운 기술 기능 제공 등이 모두 역할을 한다.

Gartner의 선임 디지털 분석가인 Sandy Shen은 "이것은 디지털 비즈니스에 투자하고 장기간에 걸친 환경을 희생하면서 일상적인 운영 요구에 너무 많은 시간을 할애하는 조직에게 정말 경각심을 일깨우는 계기가 되어야 한다"라고 말한다.

CIO는 인사와의 긴밀한 협력을 통해 CIO들이 이를 통해 정상을 차지할 수 있는 기회도 마련돼 있다. 기술이 가능한 사업 계획을 세워야 한다. 이런 상황에서는 왓츠앱과 페이스북 워크 등 플랫폼이 도움이 될 수 있지만, 보안이 확보되고 제대로 활용될 수 있도록 모든 조치를 취해야 한다."

 

그들은 실제로 사람들을 더 생산적으로 만들고 있는가?

 

재택근무의 비율이 치솟기 훨씬 전에 이미 이런 종류의 기술을 도입하면 분명하고 수익성 있는 혜택이 많이 있었다.

슬랙과 다른 기업용 소프트웨어의 사용에 대한 이론은 개방형 사무소의 이론과 유사하다. 그것은 의사소통을 훨씬 더 개방적으로 만들고, 계층구조를 잠식하고, 팀들에게 더 나은 연결감을 주기 위해 고안되었다. 그러나 이것을 실행에 옮기는 것은 그렇게 간단하지 않다.

예를 들어, 시간 관리 조언과 도구를 제공하는 RescueTime은 직원들이 매일 스크린에 앉아 보내는 10시간 중 절반은 슬랙, 팀, 직장과 같은 채팅 메시징 앱에 있다고 언급했다. 특히 직원들이 6년 전에 비해 서로 의사소통하는 시간을 줄이지 않았다는 사실도 밝혀졌다.

"이 앱들의 목적은 사람들이 의사소통에 시간을 덜 소비하는 것이어야 하지만, 이 툴들이 미치는 영향을 살펴보면 우리가 원하는 것보다 훨씬 덜 인상적일 수 있다. 우리는 이러한 도구를 어떻게 사용하는지에 대해 정말로 비판적으로 생각할 필요가 있습니다. "라고 RescueTime의 최고 경영자인 Robby McDonnell은 말한다.

또한 지속적인 메시지 전달이 흐름이나 집중을 깨뜨리는 문제도 있다. 하루에 45개에서 50개의 메시지를 받는 것은 직원들이 원하는 집중력을 얻는 것을 훨씬 더 어렵게 만들 수 있다.

이는 디지털 비즈니스에 대한 투자와 장기적인 복원력을 희생하면서 일상적인 운영 요구에 너무 많은 시간을 할애하는 조직에게 경각심을 일깨우는 계기가 되어야 한다.

 

웨어러블 센서와 컴퓨터 추적 소프트웨어를 사용한 Recode와 공유한 마이크로소프트의 연구에 따르면, 정보 작업자들은 평균적으로 중단되거나 다른 작업으로 전환되기 전에 어떤 작업에 3분을 소비한다고 한다. 마이크로소프트에 따르면 멀티태스커는 생산성이 40% 감소할 수 있다고 한다.

이런 종류의 멀티태스킹은 한 가지 일을 잘하는 대신 실제로 활동을 서로 바꿔서 모든 일을 제대로 할 수 있는 위험이 있다는 것을 의미한다. 맥도넬이 요약하듯이, "무엇을 더 많이 가지고 있다고, 혹은 훨씬 더 빠르다고 해서 반드시 더 나아지는 것은 아니다."

 

 

 

 

소셜 미디어 커뮤니케이션의 함정을 피함

기업 소프트웨어를 통한 통신의 유입을 피할 뿐만 아니라, 기업은 그 사용을 정확히 어떻게 감시하는지 살펴볼 필요가 있을 것이다.

흔히 기업은 소비자를 보면서 기술과 직장 경험에 집중해야 한다고 한다. 사람들은 엔터테인먼트를 위한 즉석 스트리밍 서비스와 가족, 친구들과의 빠른 연결 방법을 기대하기 때문에, 직장에서 같은 경험을 기대하는 것은 불합리하지 않다.

그러나 이코노미스트 인텔리전스 유닛은 이러한 종류의 시스템이 직장 내 의사소통에서 불일치를 야기할 수 있으며, 예를 들어, 밀레니얼 세대의 31%가 동료 및 고객과의 의사소통을 위해 인스턴트 메시징을 사용하기 때문에, 예를 들어 55세 이상의 직원 중 12%만이 직장 내 의사소통을 하는 데 비해, 때때로 화가 날 수 있다는 것을 발견했다.

이 연구는 의사소통의 부진이 업무 환경, 경력 정체, 성과 목표 달성 실패, 매출 손실로 이어질 수 있기 때문에 사업장에 심각한 영향을 미칠 수 있다고 시사한다.

그러나 스탬퍼드 어소시에이츠의 행동심리학자인 애드리안 퍼햄은 이러한 두려움은 과장된 것일 수도 있다고 말한다. "많은 사람들에게 인스턴트 메시징은 의사소통의 주된 방법이 되었다. 얼마나 많은 사람들이 전화보다는 문자로 연락을 취할 것인가에 대해 생각해 보라.

"어르신들은 아마도 어려움을 겪을지도 모르는 위험성이 있겠지만, 그들조차도 어느 정도 격려를 받으며 훨씬 더 빨리 기술력을 얻고 있다."

더 나은 내부 통신은 신중하게 전달된 대상과 피드백에 더 많이 포함되어야 한다. 퍼럼은 "가장 중점을 두어야 할 것은 항상 결과일 것이다. 해야 할 일을 분명히 하고 문제가 있으면 설명하는 것만이 최선이다. 어떻게 가느냐가 중요하지 않아."

 

클라린스 UK 그룹

클라린스 UK
Clarins UK 그룹 직원의 84%가 영국 전역의 소매 미용 카운터에서 원격으로 일하고 있다. 이처럼 지리적으로 분산된 팀으로, 이들을 연결하고, 목소리를 내고, 정보교류가 미래의 성장을 뒷받침할 수 있는 설루션을 제공할 필요가 분명히 있었다.

본사와 현장 관리팀들이 이메일을 통해 연락을 유지하고 있는 동안, 기존의 관리팀들의 폭포와는 별도로 일선 소매업체 직원들을 연결할 방법이 없었다. 이것은 최전방 직원들이 내부 통신에 다른 사람들과 같은 수준의 접근을 하지 못한다는 것을 의미했다.

Clarins UK Group의 내부 커뮤니케이션 매니저인 James Deren은 페이스북 협업 도구에서 Workplace를 사용한 이후, 직원들은 더 큰 목적의식과 직원들의 목소리를 가진 것처럼 느꼈다고 말한다.

"워크플레이스는 클라린스 UK 그룹의 모든 사람들에게 발언권을 주었다"라고 그는 말한다. "양방향 소통과 참여는 이제 더 민첩해지고 혁신을 고무하는 여러 브랜드에 걸친 공유 콘텐츠와의 협업이 활발해졌다. 워크플레이스를 구축한 지 불과 5개월 만에 직원 이직률이 2% 감소했고, 워크플레이스가 기여 요인이라고 생각한다."

데렌은 또한 워크플레이스가 직원 인식 배지를 사용한 것이 일선 직원들에게 그들의 노력이 주목을 받고 보상받고 있는 것처럼 느끼게 하는 데 도움이 되었다는 것을 발견했다. 그는 "배지 사용을 통합해 탁월한 성능을 인정해주는 기존 채널을 넘어 인식 전략을 개발하게 돼 흥분된다"라고 말했다.